Le 4 date di una task di lavoro

Attraverso numerosi tentativi abbiamo ottimizzato il concetto di task. L’obiettivo è sempre quello di avere la versione più breve e sintetica di una forma universale di oggetto all’interno della struttura logica del lavoro.
Il concetto in questo caso è la (o il) task. La task è la descrizione di un singolo incarico di lavoro, la realizzazione di un’azione (o di una serie di azioni) tesa a completare e raggiungere un obiettivo.

Per una più approfondita descrizione dell’oggetto task ci chiediamo come sempre di far riferimento al manuale utente di Hora, sezione modulo “task”.

Componenti fondamentali dei processi lavorativi (e quindi anche delle task) sono le date. Determinare l’arco di tempo entro il quale una determinata task deve essere completata è sicuramente fondamentale ma non è tutto.
Dopo molti anni di esperienza possiamo sicuramente affermare che il nostro concetto di task è tra i più sintetici, ma allo stesso tempo è anche fra i più completi ed esaurienti, con i quali abbiamo potuto confrontarci, e per quanto concerne le date possiamo riassumerlo come descritto nei prossimi paragrafi.  

Data di inizio task

La data di inizio è la data in cui la task può iniziare. Questa non deve necessarimente coincidere, ovviamente, con la data di creazione della task. Questa può essere creata molto tempo prima il suo inizio. In realtà sarebbe oppotuno che ogni task abbia un ragionevole delay (ritardo) fra la data della sua creazione e la data in cui la task deve poter attivarsi attraverso il lavoro che la completerà. Questo in special modo se chi crea la task non è chi la deve eseguire, ovvero, se il creatore non coincode con l’assegnatario. Un ragionevole arco di tempo fra la creazione di una task e il momento in cui questa deve poter essere messa in opera concede alle parti il tempo per poterla condividere e se necessario discuterla, e, perché no, prepararne lo sviluppo.
Le date di inizio task sono fondamentali per poter vedere, distribuiti nel tempo, gli impegni, i carichi e il momento in cui questi devono attivarsi.

Data di fine (termine) della task

La data di termine è strettamente correlata alla data di inizio. La data definisce quindi la durata della task, ovvero il tempo concesso all’assegnatario (o gli assegnatari) per completare il lavoro richiesto.
La data di termine crea una bolla entro la quale gli assegnatari possono organizzarsi, con le loro regole e le loro metodologie, per l’organizzazione ed il completamento della task.
La task può essere molto semplice, composta di una singola breve azione, o estremamente lunga e complessa  tanto da rappresentare un vero e proprio laboratorio per la produzione di un risultato.
Può essere composta di un solo assegnatario o di un intero gruppo che si mette al lavoro per raggiungere un risultato. La data di termine definisce i tempi entro i quali le azioni si devono compiere e concludere.

Data di consegna interna

La data di consegna interna è opzionale. Se presente è sempre precedente alla data di termine e definisce il momento in cui la task viene condivisa con profesisonalità esterne al gruppo degli assegnatari per verifiche, review, valutazioni, ecc. La data di consegna interna quindi, solitamente, è un momento fondamentale per garantire che poi la task si possa completare entro la data di termine.

Per fare un esempio possiamo considerare la scrittura di un articolo in un giornale. E’ possiible che l’articolo abbia una data di termine che coincide con la fine del tempo concesso perché l’articolo sia pubblicabile e per questo possiamo considerare credibile che esista una data di consegna interna appena precedente alla data di termine per poter sottoporre l’articolo ad una review da parte di un supervisore al fine di confermare la correttezza del lavoro, verificarlo, ottimizzarlo e concedere quindi il restante tempo fin alla data di termine per completarlo.

Data di consegna al cliente (o “scadenza”)

La data di consegna al cliente, anch’essa opzionale, è il momento in cui il lavoro completato deve essere consegnato al cliente. La data di scadenza, solitamente, è posteriore alla data di termine e definsce un tempo concesso perché, ad esempio, professionisti esterni al gruppo degli assegnatari, possano effettuare ulteriori lavori, che possono essere compiuti solo a seguito del temrine della lavorazione della task, per poterla poi consenare al cliente.

Sempre nell’esempio del nostro articolo di giornale, è possibile che, per specifici articoli, venga richiesta una integrazione da parte del redattore e questo tipo di azione può essere compiuta solo ad articolo terminato e comunque prima della sua pubblicazione (che per noi è la data di consegna al cliente o scadenza).

La distanza fra data di consegna interna e data di consegna al cliente (o data di scadenza) è definita distanza di sicurezza perché garantisce al fornitore il totale controllo sulla produzione per un cliente. Ci sono circostanze in cui la data di consegna interna deve essere posta con un largo anticipo sulla data di consegna al cliente perché fra la data di consegna interna e quella di consegna al cliente molte cose potrebbero dover accadere, ad esempio, altre task possono dover essere attivate e completate proprio grazie al completamento della task di cui parliamo e prima della consegna al cliente.

La capacità di organizzare gruppi di task complesse utilizzando sapientemente le date può rappresentare la svolta per un progetto di successo.