Principi e concetti di HORA

Molti sono gli elementi che devono essere definiti (e compresi) in un sistema perché questo sia vissuto in modo naturale come parte della propria attività lavorativa.
Avere familiarità con questi elementi non è sempre facile né immediato ed è per questo che, nella fase preparatoria del sistema, suggeriamo all’azienda di effettuare un percorso di coaching per quella che familiarmente definiamo presa di coscienza di quello che sta accadendo e dove ci sta portando.

Concetti astratti

Alcuni di questi sono astratti e aiutano a collocare il lavoro negli spazi della nostra mente: categorizzazione, raggruppamenti, profilazione sono elementi che descrivono l’ambiente di lavoro. Essenzialmente fanno parte di quella che definiamo insiemistica.

Raggruppamenti orizzontali

I raggruppamenti orizzontali sono quelli che definiscono i limiti di uno spazio entro il quale allochiamo risorse. Ad esempio, definire un gruppo di lavoro può essere utile allo svolgimento di un progetto. Nella realizzazione di una casa, il gruppo dei marketers (pubblicitari) definisce l’insieme delle figure deputate a pubblicizzare l’immobile che stiamo realizzando. Questo raggruppamento ci è utile non solo a poter separare visualmente un certo tipo di profesisonisti dagli altri ma anche a creareun ecosistema all’interno del quale possano esistere specifiche regole, obiettivi e modalità.

Raggruppamenti verticali

I raggruppamenti veriticali sono quelli che definiscono insiemi che si trovano, in relazione ad altri insiemi della stessa natura, su piani diversi. Un esempio inequivocabile è quello dei profili (profilazione) che permettono di definire un ruolo con permessi ed autorizzazioni.
Questi permessi e queste autorizzazioni sono in relazione a persone ed oggetti nel contesto lavorativo. Ecco che un amministratore di sistema o un project manager avrà titolarità di supervisione sui responsabili di settore e sui loro gruppi. Nel nostro esempio del gruppo dei marketers, all’interno, potremmo trovare con semplicità, più tipologie di marketers, ad esempio un formatore, dei senior e dei junior. Formatore marketing, e marketer sono profili del nostro ambiente di lavoro. Junior e Senior, in questo caso, possono essere categorie di utenti in quanto diversi profili possono condividere la categoria junior e senior: ad esempio, troviamo junior e senior sia nel contesto dei marketers che nel contesto degli agenti di vendita.

Oggetti del sistema: la concretezza del nostro lavoro.

Possiamo chiamare “oggetti” i concetti concreti del nostro lavoro. Quando lo definiamo, per l’appunto, il nostro lavoro deve poter essere frammentato e compartimentato. I moduli che non sono astratti sono concreti e rappresentano, quindi, elementi che sul lavoro possiamo definire concreti.

Fra questi troviamo i documenti, le note spese, le task (assegnazioni di incarico o impegni di lavoro), le schede della formazione, i ticket e molto altro.
Vista l’importanza del raggruppamento al fine del poter meglio visualizzare il lavoro, anche questi elementi, HORA consiglia, vorrebbero essere raggruppati in contenitori che chiamiamo col nome del modulo principale: progetti. Il progetto è l’elemento principale del sistema HORA. Dal cambiare mensilmente la carta nelle fotocopiatrici dell’azienda fino al perseguimento del raggiungimento di specifici obiettivi e target aziendali, può essere definito come progetto.

Il progetto è un concetto che permette di concretizzare molteplici aspetti che, solitamente, nel lavoro rimangono astratti ed eterei e, per questo, poco pratici e malamente controllabili. Se ad esempio, cambiare la carta nelle fotocopiatrici, è semplicemente un’istruzione di lavoro passata dal responsabile di un settore al responsabile della manutenzione, questa attività può essere fatta in qualunque momento, a discrezione, ad esempio, della disponibilità del manutentore che potrebbe scegliere, come criterio, quello di cambiarla solo quando finisce nelle macchine. Eccoche, a questo punto, ci troveremo di fronte a uffici che rimarranno senza carta e che dovranno chiamare il manutentore per poter ottenere nuova carta.
Se invece la sostituzione della carta nelle macchine fotocopiatrici, viene descritta come un’operazione da effettuare ogni lunedì mattina fra le 09:00 e le 11:00 a seguito di un controllo di tutte le macchine che presupponga l’aggiunta di carta qualora la riserva sia inferiore al 10% della carta che ogni macchina può caricare, ecco che avremo un sistema organizzato che potrà beneficiare di un’esperienza ricorsiva che, nel tempo, tenderà a comprendere ed ottimizzare l’azione stessa che stiamo eseguendo, ad esempio, definendo un intervallo di due settimane, piuttosto che di una, fra un controllo e l’altro a seguito del fatto che il responsabile ha preso visione, dopo 6 mesi di attività, che mai è accaduto che una singola macchina si trovasse al di sotto del 10% dopo 7 giorni dalla ricarica.

Il sistema HORA, quindi, tende a trasformare e raggruppare le attività di un’azienda in progetti. All’interno del sistema, per la specifica azienda, il progetto ottiene la sua definizione specifica e viene quindi correlato da tutti i moduli necessari a poterlo rappresentare in ogni sua azione.