Supporto al lavoro: email notifiche e SMS

Hora evolve il sistema di supporto all’utente.

Fino a qualche tempo fa il sistema lavorava esclusivamente considerando lo spazio dell’applicativo gestionale. Per quanto concerne gli avvisis, quindi, generava notifiche che rimanevano nel sistema, sicuramente ben in vista, ma pur sempre visibili solo all’interno del sistema, dopo un accesso volontario dell’utente.

Capitava quindi che, anche per molti giorni, l’utente non esattamente modello di comportamento metodico e zelante, non facendo accesso al sistema, non poteva vedere la lunga lista di notifiche che il sistema aveva generato sulle sue scadenze e sui suoi impegni in genere.
Era stato ovvio pensare, già nelle prime versioni, che il sistema inviasse email a titolo di promemoria, sulla necessità che un utente prendesse visione delle comunicazioni generate dal sistema per il suo lavoro.

A questa condizione alcuni clienti avevano lamentato l’eccessiva quantità di email che, in alcuni casi, venivano inviate ad alcuni utenti. La risposta tecnica era che la quantità di comunicazioni inviate dal sistema era alta in quanto alcuni personaggi non facevano correttamente il loro lavoro ed il sistema doveva quindi allertare su scadenze e ritardi.
Ci sembrava una spiegazione semplice e genuina che avrebbe solo divuto causare un recupero di questi personaggi ad un rend lavorativo conforme alle aspettative aziendali. In realtà ci fu “proposto” che il sistema potesse inviare una sola email giornaliera con un recap di quanto fino ad un momento prima era disperso in email singole, una per ogni promemoria, una per ogni ritardo.

Abbiamo tentato questo approccio ma abbiamo poi potuto verificare che l’utente non leggeva mai la comunicazione con la lista degli elementi, capiva soltanto che “c’era tanto da fare” e che prima o poi l’avrebbe sicuramente fatto. Ma quando? Mistero.

Non avevamo subito compreso che quello che lacuni clienti stavano tentando di farci fare era di italianizzare il sistema, rilassandolo e convincendolo che non dovesse prendere troppo sul serio una scadenza o un ritardo.
Tornammo sui nostri passi e, dopo anni di sviluppo, oggi HORA offre al cliente la possibilità di configurare gli allarmi scegliendo una o più tipologie di allarme fra notifica interna, email, notifiche sugli strumenti in mobilità o sul browser e SMS.

Abbiamo quindi imparato che il sistema non deve essere necessariamente duro con il cliente ma che il cliente possa tararlo sulle sue aspettative. In questo modo il cliente sa che la sua azieda e i suoi collaboratori vengono allertati secondo precise metodologie e scelte tecnologie. Il resto sta alla professionalità di ognuno.