Il modulo cliente permette la gestione dei clienti.

La gestione del cliente attraverso il modulo non riguarda puramente l'anagrafica di questo, anzi, l'anagrafica è quello di cui ci si preoccupa di meno. Quello che invece è possibile monitorare attraverso questo modulo è il livello di soddisfazione dato dalla gestione dei progetti la cui realizzazione e completamento vede il cliente come destinatario del risultato.
Per questo motivo il modulo cliente è un punto di accesso alla parte nevralgica del sistema, ovvero, il punto in cui tutti gli sforzi interni ad un business hanno un effetto al di fuori dell'azienda, sul cliente.

Attraverso alcuni indicatori, posti a monitoraggio della tecnica del progetto, è possibile comprendere se gli sforzi fatti per i vostri clienti stanno avendo un senso. E' ovvio che la soddisfazione, concreta e tangibile del cliente, è influenzata da innumerevoli fattori che esulano la tecnica e che riguardano  argomenti come cura, relazione, ascolto, comprensione, slancio, proposizione ma è altresì vero che senza una buona tecnica di lavorazione delle richieste del cliente, qualsiasi sforzo è vano.

Il modulo "Contatti" è quello che, probabilmente, può essere considerato, in relazione sopratuttto alle FORM del sito a cui può essere collato, il modulo di innesco del percorso di acquisizione del lavoro: la registrazione del primo contatto fra il pubblico e l'azienda (e viceversa).

I contatti dal web vengono automaticamente registrati nel sistema e portati all'attenzione dell'azienda affinché possano essere gestiti e, magari, trasformati in clienti e, poi, ovviamente, in lavori e progetti.
I contatti possono essere anche generati dall'azienda attraverso ricerche di marketing, passaparola, conoscenze ed altro. In questo caso il contatto viene registrato manualmente nel sistema e, allo stesso modo, viene gestito per poter generare lavoro.

Il modulo prevede la possibilità di assegnare il contatto ad uno o più professionisti che ne divengono responsabili. Il contatto inizia quindi un percorso che può morire dopo poco, se senza esito, o può dar vita ad una trasformazione del contatto in cliente.  

E' un modulo semplice ed irrinunciabile: la tracciatura di tutti i tipi di comunicazioni aziendali. Queste hanno la necessità di essere registrate e gestite.

La più comune delle comunicazioni aziendali è la richiesta di ferie (o qualunque tipo di assenza). Da qui si entra nella gestione delle comunicazioni con strumenti come il time-manager ovvero la piattaforma di gestioen delle assenze e delle disponibilità del personale in azienda.
L'integrazione, poi, del time-manager con le timeline di lavoro permette di valutare in tempo reale disponibilità e reperibilità.

Il modulo comunicazioni, per tornare a monte di tutto quanto detto finora, permette la comunicazione formale fra i vari utenti di un sistema digitale. Il modulo permette anche la comonicazione fra uno e molti come nel caso delle circolari aziendali o delle comunicazioni di tipo informativo destinate a tutti in azienda.

Un altro esempio di quella che era una comunicazione aziendale, e che poi ha richiesto lo sviluppo di un suo modulo dedicato, è la richiesta di supporto o di assistenza. L'utenza che verifica una non conformità o un problema durante lo svolgimento di un'attività lavorativa, deve effettuare una comunicazione all'azienda affinché il problema sia preso in carica e risolto. La particolare natura di questo tipo di registrazione ha dato vita al modulo "ticket" o rhiceste di supporto.  

Dall'inglese Daily Activity Report, il DAR è il diario di ogni professionista. Non solo. Il Diario è così flessibile da poter divenire strumento per la creazione e gestione del cedolino, del piano lavoro del professionista ed integrato con il modulo spese può rappresentare lo strumento di definizione del costo del personale fra ore lavorate e spese da rimborsare.

Il diario è lo strumento con cui ogni azienda misura la partecipazione del professionista all'attività lavorativa e di gestione del lavoro stesso. La modalità con cui un professionista percepisce, accetta e utilizza il DAR è il primo strumento di verifica del livello di partecipazione del profesisonista alla gestione controllata del lavoro da parte dell'azienda attraverso lo strumento HORA.

Spese in produzione.

HORA monitora i progetti. All'interno dei progetti è possibile che il team di lavoro possa incorrere in spese. Queste possono essere reportate dagli utenti ed il modulo spese offre tutti gli strumenti di valutazione e monitoraggio nonché una ricca reportistica di tavole e grafici per poter gestire l'andamento.
Le spese possono essere una grande discriminante in progetti in cui esistono delle uscite in attesa della vendita di un prodotto.

Aziende con gruppi di lavoro in strada, sul territorio nazionale, incorrono quotidianamente in una grande varietà di spese, dalle materie prime per svolgere un lavoro ai pasti fino al carburante. HORA è in grado di minitorare queste uscite e può offrire gli strumenti per ottimizzare i processi che coinvolgono le spese, ad esempio con rifornimenti preventivi di qualità, sia per carburante che per materie prime.

Molti sono i contesti in cui un'accurata gestione delle spese può fare sensibilmente la differenza nella gestione dei progetti e quindi del lavoro.

Il modulo rappresenta un hard disk online ovvero un sistema ad albero di cartelle che possono contenere documenti, file, media (immagini, pdf, video, ecc...) e soprattutto l'archiviazione di tutti gli elementi di ogni modulo del nostro sistema HORA.

Definizione

Possiamo definire il modulo "Cartelle e file" come un sistema di contenitori per l'organizzazione, a livello semantico, del nostro business. In questi contenitori è possibile trovare elementi del sistema e veri e propri file fisici caricati nella libreria di HORA e poi archiviati correttamente per garantire accessibilità e sicurezza.

Si tratta quindi di qualcosa di più di un semplice sistema di cartelle per l'archiviazione file. Per comprendere quindi il valore di questo modulo dovremmo pensarlo in due modi distinti: da una parte il sistema classico di cartelle per l'archiviazione di elementi fisici come documenti, pdf, excel, immagini e altro. Dall'altra un sistema di organizzazione dei nostri elementi creati in HORA, di qualunque modulo.

Facciamo un semplice esempio: creiamo il progetto (o lavoro) "Ristrutturazione Via Roma 1" che coincide con la nostra casa.

Nel modulo "Cartelle e file" creremo la cartella "Ristrutturazioni" e in questa cartella creremo la sotto cartella "Ristrutturare la nostra casa" dopodiché collegheremo il progetto "Ristrutturazione Via Roma 1" a quest'ultima cartella.

Mentre nel progetto "Ristrutturazione Via Roma 1" troveremo task, documenti, procedure, spese, diari tutti inerenti a quanto necessario per completare le lavorazioni, nella cartella in cui abbiamo allocato il progetto inseriremo alcune particolari documentazioni riservate a specific profili di alto livello.
In questo modo, dando accesso alla cartella solo agli amministratori avremo garantito la riservatezza per quei documenti in quanto gli amministratori potranno accedere a cartella e progetto mentre l'autore, i responsabili e gli opertivi nel progetto solo agli elementi inerenti al progetto di ristrutturare Via Roma 1.

Abbiamo quindi dimostrato come sia possibile pianficare una struttura in cui poter separare elementi da altri al fine di poter mantenere il sistema semplice pulito e al contempo sicuro e riservato.

Il modulo progetti rappresenta il cuore pulsante di HORA, la sua stessa visione del lavoro.

Il progetto rappresenta l'elemento che genera un risultato sul nostro lavoro e puà quindi cambiare nome a seconda dell'azienda in cui ci si trova. Se ci troviamo, ad esempio, in una tipografia in cui si stampa, il nostro modulo si chiamerà Lavori in quanto le attività di una tipografia consistono nel realizzare lavori di stampa per i per i clienti. Se invece ci trovassimo in uno studio di architetti o di avvocati, il modulo si chiamerebbe "progetti" per meglio identificare che la nostra attvità lavorativa si compone di attività con e per il cliente che possiamo identificare come "progetto". Si tratta quindi di una mera convensione per far sì che l'utente si trovi maggiormente a suo agio nell'utilizzo del sistema se il modulo principale chiama il lavoro con lo stesso nome con cui lo chiama il lavoratore.

Il modulo Progetti (o obiettivi o lavori) va a braccetto con il modulo Task. Essenzialmente, nella visione più minimalistica possibile, il nostro lavoro non è che la capacità di realizzare task che completano e chiudono i progetti. Il progetto descrive un punto di arrivo, la realizzazione di un obiettivo che ci concede di pretendere retribuzione dal cliente a cui il progetto o lavoro era destinato.
Le task, all'interno del progetto, descrivono tutte le possibili tappe, i passi e le azioni da intraprendere per poter giungere a realizzare l'obiettivo del progetto.

Creare un progetto significa piantare una bandierina nel futuro, definire un punto di arrivo. Il valore (la professionalità) del lavoratore o del gruppo di lavoro, è la capacità di raggiungere quell'obiettivo, rendere quel momento nel futuro possibile, nei tempi e nei modi prestabiliti. I due parametri che definiscono il valore del lavoro sono, quindi, essenzialmente: tempo e qualità. Il perfetto equilibrio di questi due parametri si realizza quando li si può contastatare essere inversamente proporzionali e abbassando i tempi di realizzazione si è in grado di aumentare la qualità del prodotto. Solitamente il project manager non dovrebbe sacrificare la qualità e per questo l'unico parametro su cui può lavorare sono i tempi di realizzazione di quella qualità. HORA aiuta ad ottimizzare professionalità e procedure per una significativa ottimizzazione dei tempi di lavoro mantenendo lo standard qualitativo massimo.

Al termine di un percorso lavorativo quanto più sinteitco, avremo un prodotto di qualità, completato e quindi venduto.

Procedure Operative, attività in procedura, percorso qualità. sicurezza, valutazione del rischio, istruzioni di lavoro, qualità, certificazione. Queste e molte altre le parole chiave di questo particolare contesto.

Tutti questi termini sono elementi di cui sempre più naturalmente si parla all'interno del contesto lavorativo. La procedura operativa (PO) divenne un elemento che richiese spazio nell'immaginario lavorativo italiano verso la fine degli anni '90 quando in molti paesi europei e del resto del mondo era già di pubblico dominio e di uso quotidiano.
Oggi molto è cambiato e non esiste azienda che possa definirsi "in qualità" senza avere procedure operative. Il contesto è dei più delicati perchè la PO coinvolte per un sostanziale 90% la sicurezza sul lavoro.

HORA concede la possibiltà di registrare procedure operative a livello di risorse umane (non coinvolgono macchine e macchinari), un best practice per l'esecuzione di azioni e procedimenti nelle attività indivuduali e nelle attività di gruppo.

Come è possibile definire il valore del modo attraverso il quale un professionista effettua un'operazione o completa un preciso lavoro? Attraverso uan PO che concede, oltre alla stigmatizzazione delle azioni necessarie a svolgere un'attività, elementi di valutazione e di miglioramento senza precedenti.

Sappiamo che il trasferimento di competenze da un dipendente senior ad uno junior è un modo imperfetto di effettuare formazione. Oltre a trasmettere cattive abitudini, c'è anche la possibilità di dimenticare alcuni passaggi essenziali del processo. Per le attività di formazione, così come per altri tipi di attività, le aziende si affidano a documenti standardizzati: moduli formativi o procedure operative (a seconda del contesto).

Il modulo incluso: Istruzioni di lavoro (IL)

La procedura operativa è la standardizzazione di una serie di azioni fini a perseguire un obiettivo. Per andare da A a B, dove A rappresenta un punto di partenza e B un punto di arrivo dove l'obiettivo è raggiunto, devo effettuare un numero n di azioni. Queste azioni devono essere accuratamente descritte e poste in sequenza.
Queste azioni possono essere qualificate per rischio, durata, tipologia di intervento e molte altre caratteristiche. Una singola azione, eseguita da una singola persona/professionista viene definita Istruzione di Lavoro (IL o Work Instruction, WI) e rappresenta l'azione lavorativa nella sua forma più sinteitca ed essenziale: potremo chiamarlo l'atomo lavorativo.

Il modulo IL è quindi un modulo implicito, ovvero un modulo di cui non si può fare a meno, essenziale per l'esistenza di un altro, ovvero quello delle PO. Per comporre una PO è quindi necessario avere a disposizione una serie di IL da inserire in una tavola che rappresenta la sequenza di azioni da intraprendere per raggiungere l'obiettivo rappresentato dalla PO.

Cos'è una PO?

Una procedura operativa standard (PO, o SOP, Standardised Operation Process) è un documento che standardizza e rende formali i compiti in un processo di realizzazione di un lavoro, assegnandoli alle persone responsabili e alle risorse utilizzate in ogni fase (IL). In questo modo si rende chiaro ed inequivocabile il “chi”, “cosa” e “quando” di tutte le fasi delle operazioni che vengono svolte e delle azioni che devono essere compiute. Una PO presenta queste informazioni in modo ampio e generalmente utilizzando un linguaggio estremamente tecnico, secondo i termini della legislazione e delle norme standard vigenti al momento della realizzazione e del contesto a cui fa riferimento.

 Cos'è una IL?

L'istruzioni di lavoro (IL, o Work Instruction WI) è l'elemento che concorre alla composizione di una PO. Oltre a descrivere l'attività e il responsabile di tale azione, questo documento fornisce dettagli sui compiti, inclusi aspetti come le modalità e il tempo di esecuzione. La IL mostra “come” un'attività viene svolta.
L'istruzioni di lavoro (IL) deve utilizzare un linguaggio semplice con informazioni essenziali per eseguire e completare l'attività. Immagini, foto e tabelle possono essere utilizzate per facilitare ulteriormente la comprensione dei dipendenti.

Procedure operative complesse e di gruppo: lo statusboard

Una procdura operativa descrive, attraverso istruzioni di lavoro, un percorso, da un momento A ad un momento B dove il compiersi di determinate azioni permette il raggiungimento di un obiettivo. Cosa succede, però, se il perseguimento di un obiettivo viene richiesto che più procedure operative siano svolte simultaneamente da più persone? E cosa accade se durante l'esecuzione di una procedura operativa è necessario il compiersi di un'altra SOP in parallelo? E cosa accade se nell'eseguire una SOP ci si deve fermare per lasciare ad altri la possibilità di eseguire le proprie attività necessarie ed indispensabili a poter continuare con la nostra?

Tutto questo genera un sistema complesso di procedure, in parallelo e/o in sequenza, con la necessaria partecipazione di più utenti/professionisti in tempi anche molto differenti. Questa rappresentazione avanzata, nel sistema HORA, prende il nome di Statusboard e fa parte delle viste avanzate.

Il sogno di qualunque Project Manager è quello di veder competati i suoi task

Comporre task è un'arte: la sua corretta formulazione per una completa comprensione, la capacità di far eseguire task con rischi e sprechi ridotti a zero, la capacità di concatenare task di lavoro accumulando anticipi sulle date di termine fino ad avere un benefit superiore a quello preventivato.

Il lavoratore, responsabile o esecutore, spesso non è in grado di esprimere questo desiderio ma non appena percepisce il reale ed intrinseco valore dei task di lavoro, improvvisamente si illumina, si accende come una lampadina e realizza che desidera ardentemente questa risorsa, questa capacità, di fare e completare task.

Il task, quindi è tranquillità. Il task è tranquillità per chi le crea e le assegna ed è tranquillità per chi le riceve e le completa. Ai primi offre la grande rassicurazione di un corretto passaggio di responsabilità: "io chiedo e tu esegui", ma forse dovremmo dire: "io chiedo correttamente e tu esegui correttamente".
Chiedere correttamente significa aver valutato sicurezza, tempi, possibilità, fattibilità e, dopo tutto questo, assegnare un lavoro ad un esecutore (o più esecutori). Possiamo quindi, come responsabili di settore, team leader o supervisori, dopo aver assegnato un task e averlo visto correttamente realizzato, rivolgere con tranquillità e serenità la nostra attenzione ad altro.
E' un po' come se avessimo portato un peso fino al punto in cui, dopo aver valutato correttamente il passamano, siamo a consegnare il nostro peso a chi deve ora prenderlo e fargli fare la strada mancante per poter essere recapitato a destinazione.

Il task è quindi tranquillità anche per chi lo riceve, innanzitutto perché sa (può verificarlo) che il task è stata correttamente composto, e quindi adatto alle sue potenzialità, alla sua professionalità, e in secondo luogo perché sa che al termine dello svolgimento non ci saranno equivoci sul suo completamento, verificato ed approvato dal task stesso.

Ecco che il lavoro diviene chiaro, verificabile, non ci sono opinioni, non ci sono "forse" o "ma", si tratta di una documentabile e comprovata richiesta di lavoro a cui segue un corretto svolgimento e, quindi, il suo completamento.

HORA punta sui task subito dopo aver puntato sul concetto centra le progetto/lavoro. L'insieme dei task porta al completamento del lavoro e alla generazione del profitto. I task di HORA sono estreamamente semplici da comprendere ed estremamente flessibili nella compatibilità con la gran parte dei lavori che si possono svolgere, da quelli manuali a quelli di concetto: Data e orario di inzio, data e oreario di termine, sistema di allarmi interno, assegnatari, partecipandi, candidature per le prese in carico, gravità, priorità e status delle lavorazioni e poi anche la possibilità di inserire un SAL (Stato di Avanzamento Lavori) per passare i task (e anche i progetti) alla successiva fase di consuntivazione e chiusura per poi poter archiviare e dichiarare "Chiuso" un impegno di lavoro, completato con successo.

Il sistema effettua, dietro le quinte, una lunga serie di calcoli e valutazioni sui task: ritardo, prossimità al termine, percentuale di realizzazione e molto altro.

E' interminale la lista di funzionalità e valori legati al concetto di task in HORA. Per scoprirlo dettagliatamente è assolutamente necessario poter avere un confronto con un consulente ed esplorare insieme i molteplici scenari che HORA può proporre per offrire al cliente task perfettamente compatibili con il lavoro in azienda.

Il supporto, che sia al cliente finale o interno al gruppo di lavoro, è un elemento impriscindibile dell'organizzazione del lavoro.

Non esiste ambiente di lavoro che non sia soggetto a difficoltà che implichino, ad un professionista o al cliente, di richiedere assistenza.

Il supporto al cliente finale o al pubblico

Se il nostro sistema HORA include il cliente finale, destinatario del nostro prodotto, all'interno dello spazio di gestione del lavoro (basti pensare ad un cliente che per l'acquisto del nostro prodotto deve registrarsi o registrare il prodotto acquistato), a questo cliente è necessario poter concedere supporto, che può essere chiamato, a seconda dei casi, supporto tecnico, customer care, assistenza clienti o in qualsiasi altro modo ma che, in pratica, è la possibilità per un cliente di chiedere spiegazioni, delucidazioni, avere istruzioni sul know-how o sul come svolgere determinate azioni. La relazione fra cliente e azienda, a volte, non si può escludere dalla lista della spesa per la ricetta di un business sicuro e di successo. Un cliente gratificato e rassicurato dalla possibilità di una relazione diretta con l'azienda è un elemento di garanzia della qualità del lavoro, del prodotto, della relazione e quindi del successo.

Il supporto interno all'azienda

Anche il supporto al personale è un elemento di non minore qualità e valore all'interno di un azienda, rispetto al supporto al cliente finale.
I propri gruppi di lavoro, composti dal vostro personale, sono la chiave del vostro successo e la possibilità di supportarli sul lavoro è di estrema importanza. Da considerare infatti, che la mancanza di un supporto interno non esclude la necessità del personale di averne e quindi, senza uno strumento adeguato, di gestione del supporto, tramite registrazione, assegnazione e gestione dei ticket, l'azienda rischia di collassare. A volte le richieste di supporto bloccano il lavoro e la mancata gestione rischi adi compromettere qualità e sicurezza sia del personale che del processo produttivo.

Un sistema di ticketing scalare e flessibile

HORA offre un sistema di ticketing semplicissimo ed essenziale che si basa, anche in questo caso, sul principio di assegnazione e gestione.
Innanzitutto chiunque, all'interno del sistema HORA può aprire un ticket per la richiesta di assistenza. A seguito di questa semplice operazione, i profili ticket manager dell'azienda vengono avvisati tramite email della presenza di un nuovo ticket. Questo deve essere quindi assegnato. A farlo possono essere, per l'appunto, i ticket manager o, in assenza di figure preposte alla gestione dei ticket, possono farlo gli amministratori o addirittura gli sviluppatori di HORA al fine di non lasciare ingestita una richiesta di assistenza. Chi riceve l'assegnazione di un ticket né diviene responsabile per la sua soluzione che deve avvenire entro un tempo definito dall'azienda. Se questo tempo non è definito dall'azienda è il sistema a definire un tempo massimo per la soluzione di un ticket pari a 7 giorni.
L'assegnatario (o gli assegnatari) di un ticket diviene (o divengono) quindi responsabile del ticket e può interagire con chi ha aperto il ticket al fine di meglio chiarirne il contenuto e quindi la richiesta. Amministratori e ticket manager possono sempre seguire lo svolgimento di un ticket e contribuire alla sua chiusura. Una chat di discussione è permessa a tutti quelli che hanno autorizzazione alla lettura di un ticket: amministratori, sviluppatori, ticket manager, assegnatari e autore del ticket. In modo gerarchico, chiunque sia responsabile per ognuna di queste figure può a sua volta accedere al ticket. 

La formazione è un elemento fondamentale per il successo di qualunque business.

HORA offre la possibiltà di avere formazione interna attraverso un modulo capace di concedere all'azienda un pannello di creazione di modelli fomativi da assegnare agli utenti e, poi, da seguire nel percorso formativo.
Il percorso è interattivo e permette il continuo confronto fra formatore e personale in formazione. Il sistema permette l'assegnazione di specifici ruoli: formatore, responsabile della formazione, junior in formazione, senior, tutor e molto altro.

Il modulo permette inoltre una serie di feedback da parte sia dell'utente in formazione che del formatore nonché da personale di responsabilità posto alla supervisione del percoso, di singoli o gruppi.

La formazione è strettamente legata al concetto di valutazione e un sistema di punteggio è proprio del modulo formativo.

Per maggiori dettagli sulla formazione e le sue procedure si prega di far riferimento al manuale utente.

La rappresentazione del lavoro online non può esistere senza un utente che acceda per poter eseguire un lavoro. Il concetto di utenza quindi non solo è ovviamente fondamentale per l'esistenza di un sistema online ma rappresenta la chiave per poter raggiungere un livello elevatissimo di precisione e dettaglio nella personalizzazione del sistema.

Un sistema personalizzato

Un sistema pesonalizzato è un ambiente in cui ogni utenza, accedendo, vede (o può vedere) una versione dell'ambiente digitale che si basa sul suo profilo, sui suoi permessi, sul suo grado e livello di competenza. Da un livello 0 (base lavoro) ad un livello 10 (amministratore) il sistema concede più azioni, più dati, più informazioni. Juniority e Seniority dei profili in HORA concedono modalità diverse di eseguire le stesse azioni.

Gruppi di lavoro

L'insiemistica gioca un ruolo fondamentale nella facilitazione dell'organizzazione del lavoro. La libertà di creare gruppi, reali o semnatici di utenze aiuta i coordinatori, i supervisori, gli amministratori e tutte le figure in grado di gestire persone, a recuperare facilmente informazioni a tema, impartire istruzioni di lavoro, richiedere prestazioni e raggiungimento di obiettivi.

In un dipartimento di 100 lavoratori subalterni, la divisione in gruppi di lavoro concede rapido accesso a settori diversi della produzione

La piramide della gerarchia

In ambito digitale la rappresentazione degli utenti ha ma sua vista migliore in una piramide in cui al vertice ci sono pochissimi amministratori e scendendo, il lavoro, diversificandosi, richiede fiture diverse per ruoli diversi con la possibilità di assegnare ai responsabili gruppi di persone da gestire e controllare.