Cartelle e file (documenti e media)
Il modulo rappresenta un hard disk online ovvero un sistema ad albero di cartelle che possono contenere documenti, file, media (immagini, pdf, video, ecc…) e soprattutto l’archiviazione di tutti gli elementi di ogni modulo del nostro sistema HORA.
Definizione
Possiamo definire il modulo “Cartelle e file” come un sistema di contenitori per l’organizzazione, a livello semantico, del nostro business. In questi contenitori è possibile trovare elementi del sistema e veri e propri file fisici caricati nella libreria di HORA e poi archiviati correttamente per garantire accessibilità e sicurezza.
Si tratta quindi di qualcosa di più di un semplice sistema di cartelle per l’archiviazione file. Per comprendere quindi il valore di questo modulo dovremmo pensarlo in due modi distinti: da una parte il sistema classico di cartelle per l’archiviazione di elementi fisici come documenti, pdf, excel, immagini e altro. Dall’altra un sistema di organizzazione dei nostri elementi creati in HORA, di qualunque modulo.
Facciamo un semplice esempio: creiamo il progetto (o lavoro) “Ristrutturazione Via Roma 1” che coincide con la nostra casa.
Nel modulo “Cartelle e file” creremo la cartella “Ristrutturazioni” e in questa cartella creremo la sotto cartella “Ristrutturare la nostra casa” dopodiché collegheremo il progetto “Ristrutturazione Via Roma 1” a quest’ultima cartella.
Mentre nel progetto “Ristrutturazione Via Roma 1” troveremo task, documenti, procedure, spese, diari tutti inerenti a quanto necessario per completare le lavorazioni, nella cartella in cui abbiamo allocato il progetto inseriremo alcune particolari documentazioni riservate a specific profili di alto livello.
In questo modo, dando accesso alla cartella solo agli amministratori avremo garantito la riservatezza per quei documenti in quanto gli amministratori potranno accedere a cartella e progetto mentre l’autore, i responsabili e gli opertivi nel progetto solo agli elementi inerenti al progetto di ristrutturare Via Roma 1.
Abbiamo quindi dimostrato come sia possibile pianficare una struttura in cui poter separare elementi da altri al fine di poter mantenere il sistema semplice pulito e al contempo sicuro e riservato.