SOP

Procedure Operative, attività in procedura, percorso qualità. sicurezza, valutazione del rischio, istruzioni di lavoro, qualità, certificazione. Queste e molte altre le parole chiave di questo particolare contesto.

Tutti questi termini sono elementi di cui sempre più naturalmente si parla all’interno del contesto lavorativo. La procedura operativa (PO) divenne un elemento che richiese spazio nell’immaginario lavorativo italiano verso la fine degli anni ’90 quando in molti paesi europei e del resto del mondo era già di pubblico dominio e di uso quotidiano.
Oggi molto è cambiato e non esiste azienda che possa definirsi “in qualità” senza avere procedure operative. Il contesto è dei più delicati perchè la PO coinvolte per un sostanziale 90% la sicurezza sul lavoro.

HORA concede la possibiltà di registrare procedure operative a livello di risorse umane (non coinvolgono macchine e macchinari), un best practice per l’esecuzione di azioni e procedimenti nelle attività indivuduali e nelle attività di gruppo.

Come è possibile definire il valore del modo attraverso il quale un professionista effettua un’operazione o completa un preciso lavoro? Attraverso uan PO che concede, oltre alla stigmatizzazione delle azioni necessarie a svolgere un’attività, elementi di valutazione e di miglioramento senza precedenti.

Sappiamo che il trasferimento di competenze da un dipendente senior ad uno junior è un modo imperfetto di effettuare formazione. Oltre a trasmettere cattive abitudini, c’è anche la possibilità di dimenticare alcuni passaggi essenziali del processo. Per le attività di formazione, così come per altri tipi di attività, le aziende si affidano a documenti standardizzati: moduli formativi o procedure operative (a seconda del contesto).

Il modulo incluso: Istruzioni di lavoro (IL)

La procedura operativa è la standardizzazione di una serie di azioni fini a perseguire un obiettivo. Per andare da A a B, dove A rappresenta un punto di partenza e B un punto di arrivo dove l’obiettivo è raggiunto, devo effettuare un numero n di azioni. Queste azioni devono essere accuratamente descritte e poste in sequenza.
Queste azioni possono essere qualificate per rischio, durata, tipologia di intervento e molte altre caratteristiche. Una singola azione, eseguita da una singola persona/professionista viene definita Istruzione di Lavoro (IL o Work Instruction, WI) e rappresenta l’azione lavorativa nella sua forma più sinteitca ed essenziale: potremo chiamarlo l’atomo lavorativo.

Il modulo IL è quindi un modulo implicito, ovvero un modulo di cui non si può fare a meno, essenziale per l’esistenza di un altro, ovvero quello delle PO. Per comporre una PO è quindi necessario avere a disposizione una serie di IL da inserire in una tavola che rappresenta la sequenza di azioni da intraprendere per raggiungere l’obiettivo rappresentato dalla PO.

Cos’è una PO?

Una procedura operativa standard (PO, o SOP, Standardised Operation Process) è un documento che standardizza e rende formali i compiti in un processo di realizzazione di un lavoro, assegnandoli alle persone responsabili e alle risorse utilizzate in ogni fase (IL). In questo modo si rende chiaro ed inequivocabile il “chi”, “cosa” e “quando” di tutte le fasi delle operazioni che vengono svolte e delle azioni che devono essere compiute. Una PO presenta queste informazioni in modo ampio e generalmente utilizzando un linguaggio estremamente tecnico, secondo i termini della legislazione e delle norme standard vigenti al momento della realizzazione e del contesto a cui fa riferimento.

 Cos’è una IL?

L’istruzioni di lavoro (IL, o Work Instruction WI) è l’elemento che concorre alla composizione di una PO. Oltre a descrivere l’attività e il responsabile di tale azione, questo documento fornisce dettagli sui compiti, inclusi aspetti come le modalità e il tempo di esecuzione. La IL mostra “come” un’attività viene svolta.
L’istruzioni di lavoro (IL) deve utilizzare un linguaggio semplice con informazioni essenziali per eseguire e completare l’attività. Immagini, foto e tabelle possono essere utilizzate per facilitare ulteriormente la comprensione dei dipendenti.

Procedure operative complesse e di gruppo: lo statusboard

Una procdura operativa descrive, attraverso istruzioni di lavoro, un percorso, da un momento A ad un momento B dove il compiersi di determinate azioni permette il raggiungimento di un obiettivo. Cosa succede, però, se il perseguimento di un obiettivo viene richiesto che più procedure operative siano svolte simultaneamente da più persone? E cosa accade se durante l’esecuzione di una procedura operativa è necessario il compiersi di un’altra SOP in parallelo? E cosa accade se nell’eseguire una SOP ci si deve fermare per lasciare ad altri la possibilità di eseguire le proprie attività necessarie ed indispensabili a poter continuare con la nostra?

Tutto questo genera un sistema complesso di procedure, in parallelo e/o in sequenza, con la necessaria partecipazione di più utenti/professionisti in tempi anche molto differenti. Questa rappresentazione avanzata, nel sistema HORA, prende il nome di Statusboard e fa parte delle viste avanzate.